Revista Happy Science Ciência da Felicidade - Edição 174

Esta palestra é sobre a essência da gestão baseada no tempo. A administração tem vários pontos importantes. Antes de tudo: O que significa administração ou gestão? Significa ganhar dinheiro? Não exatamente. Significa lidar com gente? Esta resposta está cinquenta por cento correta, mas ainda não totalmente. A administração ou gestão procura produzir valores a partir dos recursos de uma empresa. Um mais um são dois; um mais um e mais um são três. Porém, no mundo da administração, um mais um podem ser cinco, seis, dez ou cem. Quem aprende este método é capaz de produzir muitos valores e de acrescentar algo a este mundo, por estar vivendo aqui. Isto é gestão.Isto é administração.

Esse tipo de pensamento também se aplica à religião. A Happy Science tem muitos adeptos, mas ela não produziria muito valor se cada membro trabalhasse isoladamente. Quando trabalham juntos, formando um grande espírito cooperativo, ou seja, participando de um desejo comum e colaborando entre si, vocês criam resultados miraculosos mediante este esforço. Isto também é gestão, pois contém muitos elementos.

No entanto, esta palestra se intitula “Gestão baseada no tempo” e focaliza o tempo. Pois bem, o que é gestão baseada no tempo? Em primeiro lugar, você deve fazer um esforço cotidiano. Deve criar regras próprias. Por exemplo, ao acordar, pode estabelecer como norma assistir televisão, ouvir rádio ou um CD em língua estrangeira ou então, memorizar palavras, ler bons livros baseados na vida real ou nas palavras reais da Verdade de Buda. É importantíssimo criar costumes e hábitos próprios.

Pense no valor do tempo. O tempo é inestimável. “Tempo é dinheiro”, diz o velho ditado de Benjamin Franklin, dos Estados Unidos. No entanto, hoje em dia, o tempo vale mais que o dinheiro. Convém preferir o tempo ao dinheiro porque, embora haja muito dinheiro no mundo, o tempo de que dispomos é restrito ou limitado. Todos dispomos só de 24 horas por dia. A maneira como você utiliza estas 24 horas, transforma-o em uma pessoa importante ou não: uma pessoa comum e corriqueira ou um grande homem como um presidente, um “sr. presidente”. Ou, em um empregado, um chefe ou um gerente-geral.

O que decide o tipo de pessoa que você será é o seu modo de empregar as 24 horas do dia. Portanto, antes de tudo, construa planos ou hábitos cotidianos. Em segundo lugar, descubra a importância e o valor do tempo. O tempo é mais precioso e essencial que o dinheiro. Dinheiro a gente encontra em qualquer lugar do mundo. Por exemplo, é possível tomar emprestado um milhão em dinheiro, ou um bilhão, ou até mais. No entanto, é impossível tomar emprestado o tempo de quem quer que seja. Tempo cada um só tem o seu: 24 horas por dia. Como a vida da maioria das pessoas não dura mais do que 20 mil dias, convém empregar este tempo com muita seriedade, não o desperdiçando, jogando-o no lixo. Isto é importantíssimo. O tempo é mais importante que o dinheiro, seja um, dez, um milhão de dólares ou mais. Eu mesmo me empenho muito em administrar o meu tempo. Este é o segredo do meu sucesso. O segredo do meu sucesso é a maneira como emprego o tempo.

Agora vou lhe ensinar a ser amigo do seu tempo diário ou do seu dia. Em primeiro lugar, mantenha cotidianamente um registro de todo o seu tempo. Em quê você emprega seu tempo? Talvez não saiba ao certo, talvez desperdice muito tempo, por isso é recomendável manter um registro do seu tempo e consultálo. Este é o primeiro passo. Ao checar suas anotações, você vai encontrar lacunas no seu tempo diário. Eu digo que é possível eliminar certas atividades e ganhar tempo. Por exemplo, se for um executivo ou presidente de uma empresa, você acredita que deve beber toda noite com os amigos e colegas de outras empresas, que precisa se encontrar com eles para tomar um drinque. Ou então, sua secretária agenda festas, coquetéis e afins. No entanto, verifique se isto é essencial ou não. Se não for essencial ou importante para você, esqueça estes compromissos ou mande alguém no seu lugar. Este é o ponto de partida da administração.

A gestão adequada produz tempo, portanto proteja o seu tempo contra a invasão dos outros. As decisões mais importantes são tomadas no tempo em que você passa sozinho. Portanto, para ser um alto executivo, procure passar um tempo a sós para refletir e enfocar as questões importantes do seu setor ou da sua empresa. Isto é importantíssimo. O tempo quando ninguém o importuna tem grande relevância. Procure preservar esse período de solidão. É nele que você pode receber sabedoria do Céu ou do seu próprio interior. A solidão é a mãe da sabedoria, por isso convém reservar algum tempo diário para ficar sozinho. Trata-se de uma condição essencial para os administradores. Ninguém vem a ser um alto executivo ou presidente se for “muito trabalhador” e viver ocupadíssimo diariamente. É preciso produzir alguma sabedoria. E a sabedoria requer solidão, consideração e enfoque. É preciso ficar sozinho nesse intervalo, portanto, reduza o tempo dedicado a coisas sem grande importância. Outro modo de ganhar tempo (para si) consiste em retirá-lo do trabalho. Se você não precisa fazer o trabalho pessoalmente, nomeie outra pessoa para substituí-lo.

O mais importante na gestão baseada no tempo é fazer com que o tempo seja “ um executivo”. Convém escolher o trabalho mais importante e deixar o menos importante para os subordinados. Isto gera tempo. Outro ponto consiste em reduzir o tempo com o qual você se ocupa num único tema. Tudo no que se ocupa muito, lhe rouba tempo. Por exemplo, a tomada de decisão ou a leitura de relatórios decisivos às vezes lhe toma uma hora, mas você pode reduzir este período para trinta minutos ou até mesmo dez minutos. Para tanto, procure dominar a leitura dinâmica. Neste caso, você precisa ter dois tipos de visão. Não me refiro aos olhos, literalmente, e sim a ter um olhar firme e o outro, flexível. Firme é o olhar tal como você normalmente aprecia as paisagens e o rosto das outras pessoas. No entanto, há um olhar diferente: o flexível. Este é, por exemplo, quando olho para você, embora julgue ser a única coisa que estou olhando, vejo suavemente ao mesmo tempo, todas as pessoas a sua volta. Este é o significado de olhar flexível ou suave.

Por exemplo, quem joga tênis precisa destes dois olhares. No tênis, a bola se aproxima, o jogador a observa e então a rebate com a raquete. Porém, o tênis não se limita a isto. O tênis requer dois olhares. Um deles é o olhar firme, que o tenista usa para rebater a bola. O outro olhar utiliza para ver a quadra, pois ele precisa enxergar a bola e os outros jogadores, seus olhos, seus pés, sua velocidade, o comprimento da quadra, quanto tempo o adversário vai demorar para dar a raquetada, etc. O tenista precisa enxergar toda a quadra e, para isso, depende do olhar flexível. Este olhar também se assemelha à vista aérea. Ter uma visão aérea é olhar do alto para toda a organização, a sociedade, o país ou para esta terra e enxergar a situação geral. Saiba que você precisa desses dois tipos de visão. Se tiver tanto um olhar firme quanto um olhar flexível, você pode ler os documentos decisivos e distinguir o importante do secundário. Algumas vezes, precisa ler as palavras exatamente, inclusive o que está nas entrelinhas, mas em outras vezes, basta correr os olhos pelo documento e ver do que se trata. É preciso ser capaz de realizar estes dois tipos de leitura. Isto ajuda a poupar tempo. O mais importante (é) não é usar o seu tempo para fazer determinada coisa, e sim usá-lo para refletir sobre certas questões. Isto é importantíssimo.

Além disso, quero abordar outro aspecto da gestão baseada no tempo. Seja qual for o horário em que você sai do trabalho, não pense que a sua jornada chegou ao fim. Reflita sobre o dia trabalhado e planeje a jornada seguinte. E na manhã do outro dia, quando começar a trabalhar, anote o que pretende fazer. Faça a lista das coisas que precisam ser feitas e, a seguir, decida qual delas tem prioridade máxima, qual é a seguinte em importância, e assim por diante. É suficiente uma lista de seis itens. Ao iniciar o trabalho pela manhã, por favor, anote a sua meta no dia e liste as prioridades no trabalho. Isto lhe renderá tempo. E depois, permita-se conservar a paz de espírito porque você se empenha naquilo que tem prioridade máxima, de modo que não será um grande problema se não completar o seu programa ou agenda. Como já concluiu a questão altamente prioritária, a segunda e a terceira da lista, mesmo que restem cinco ou seis problemas a serem resolvidos, são os de menor importância e podem ficar para o dia seguinte. E, no dia seguinte, basta averiguar uma vez mais: “Qual deles tem prioridade máxima?” É assim que se ganha tempo, que se tem sucesso no trabalho e que se obtém uma promoção.

Se possível, procure fazer várias coisas ao mesmo tempo. A maioria das pessoas não o consegue, portanto, tente fazer uma coisa em pouquíssimo tempo, depois outra em pouquíssimo tempo, depois a terceira em pouquíssimo tempo. Isto é quase o mesmo que realizar vários trabalhos paralelos. Os administradores competentes conseguem fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Se você os observar com atenção, verá que eles decidem tudo de uma vez, muito rapidamente, por isso dão a impressão de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Na realidade, fazem só uma coisa de cada vez, mas a realizam em tão pouco tempo que parecem fazer cinco ou seis coisas ao mesmo tempo. Este é o segredo, é assim que se torna um executivo ou presidente.

Faça o possível para poupar tempo e então, agregue valores sem nunca perder a paz de espírito. Quem tem paz de espírito, diariamente, é uma pessoa competente. Se você não for competente, passa o dia todo ocupado e não tem paz de espírito. Portanto, seja pacífico e tolerante com os outros. Quando lhe pedirem alguma coisa, por favor, aceite o trabalho de modo pacífico e tolerante. Então você se tornará uma pessoa de talento. Seja tolerante com os demais.

Não se concentre somente em si. Isso é muito importante. Se puder praticar a gestão baseada no tempo, você terá tempo suficiente todos os dias e será bom para os outros. Almeje, diariamente, atingir objetivos mais elevados e deixe o seu trabalho para os subordinados. Este é o caminho do sucesso, a estrada real do sucesso. Por favor, tenha em mente o que eu disse. Esta foi uma palestra sobre a gestão baseada no tempo.